マイナンバー制度とは

マイナンバー制度への対応平成27年10月から個人番号及び法人番号の通知がなされるとともに、平成28年1月からマイナンバーの利用開始がなされます。

このマイナンバー制度(行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)によって、社会保険、税、災害対策の行政手続きでマイナンバーが必要になり、従業員を雇用している民間事業者の皆様も税や社会保障の手続などで対応が必要になります。

税理士事務所でもマイナンバー制度に適切に対応していきます。

 

マイナンバー制度のメリット

マイナンバー制度には、数々のメリットがあると言われています。

具体的には、行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現といったメリットが挙げられます。

このうち、国民の利便性が向上することについては、これまで、市役所、税務署、社会保険事務所などの行政機関を行ったり来たりして書面のやり取りをしたりするといったことがありました。

マイナンバー制度の導入後は、社会保障・税関係の申請時に、課税証明書などの添付書類が削減されることもあり、面倒な手続が簡単になることが期待されます。

 

民間事業者のマイナンバー制度への具体的な対応

民間事業者においては、平成27年10月からの番号通知以降は、従業員の番号取得ができますので、具体的な事務が発生します。そして、平成28年1月以降については、アルバイトの雇用をする場合を含めて、税・社会保険の手続きで利用が開始されます。

民間事業者では、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。

この時、個人番号の取得の際には、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」、「雇用保険届出事務」で利用することをお知らせすることが必要です。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、公認会計士、税理士などへの支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。

(マイナンバーが使用される事務の例)

  • 源泉徴収票作成(税理士業務)
  • 給与支払報告書
  • 厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格取得届 など

事業者は従業員のマイナンバーを取得し、社会保険関係の届出書や税務署への提出書類に従業員のマイナンバーを記載する必要があります。

(例)
源泉徴収義務者(給与の支払者等)である民間事業者は、平成28年1月1日以後、自社の従業員(給与所得者)から、本人、控除対象である配偶者、控除対象である扶養親族等の個人番号を記載した「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の提出をしてもらう必要があります。

 

【参考】国税庁ホームページ
http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/gaiyo.pdf

企業では、マイナンバー等の特定個人情報の安全管理措置(情報漏洩を防ぐための措置)を行うために、対象業務を洗い出した上で、組織体制や個人番号利用開始までのスケジュールの整理など対策・対応方針を検討し、組織として決定するなど必要な措置を講ずる必要があります。

 

従業員の雇用も対象に

注意点としては、個人事業主であっても、従業員を雇用していれば、マイナンバーの取得・保管が必要になります。

ここでアルバイトやパートの雇用であれば、マイナンバー制度の対応は必要がないという訳にはいけません。アルバイトやパートの雇用であっても、マイナンバー制度への対応は必要になりますのでご注意ください。

 

社員の雇用に係るマイナンバー制度

次からは、社員を雇用する場合を例に、マイナンバー制度への対応を小規模な会社を前提として簡単に説明したいと思います。

社員が入社する際

社員が入社する際に、マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書)を取得します。

この際に、例えば「源泉徴収票作成事務」に利用するといったように利用目的を入社する社員にきちんとお知らせするとともに、厳格な本人確認をすることが求められます。

なお、マイナンバーの利用範囲は、法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されていますので、法律で限定的に明記された場合を除き、提供の求め、提供、収集することはできませんので注意が必要です。

取得したマイナンバーが記載されている書類は、鍵のかかる金庫など安全な場所に保管します。また、マイナンバーが記載された電子データの取り扱いにも十分に注意することが必要です。

行政手続きでの利用

安全に保管したマイナンバーを、税や社会保険に関する行政手続きの書類に記載して役所に提出します。

例えば、社員に関する給与所得の源泉徴収票にマイナンバーを記載して税務署に提出します。繰り返しになりますが、マイナンバーは、利用目的以外の利用や提供はできませんので留意が必要です。

また、社内における管理のポイントとしては、社内でマイナンバーを取り扱う人を決めるとともに、マイナンバーの利用を業務日誌等に記録して管理しておくとともに、各種事務において、マイナンバーを記載した書類等を、他の人が見える場所に置いておかないのは当然のことです。

社員が退職する際

退職に伴い作成する退職所得の源泉徴収票等についても、上記の行政手続きでの利用に即して対応します。なお、退職社員等のマイナンバーを事務で利用しなくなった場合など、必要なくなったマイナンバーはできるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

 

税理士に報酬を支払う場合

税理士に報酬を支払う場合にも税理士からマイナンバーを取得します。

また、税理士からマイナンバーを取得する際には、支払調書作成事務のために取得するなどお知らせることも必要です。

税理士などは外部の事業者となりますが、マイナンバーの取り扱いは社内の従業員と同様に慎重に取り扱わなければなりません。

上記のマイナンバーに関する制度対応については、政府のホームページにおいても多くの情報が掲載されていますのでご確認いただければと思います。

 

【内閣官房】
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/